Две минути за изпълнение на задачите

Днес ще Ви запознаем с краткото ръководство за изпълнение на задачите (Getting Things Done) на Дейвид Алън. Ще Ви помогнем да организирате работния ден и живота си като цяло.

Един от най-известните девизи на Дейвид Алън е:

„Умът Ви е, за да имате идеи, а не да ги държите там.“

Нека да разгледаме по-задълбочено философията Getting Things Done.

Петте стълба на GTD:

1.Заснемане.

2.Изясняване.

3.Организиране.

4.Обмисляне.

5.Обвързване.

Заснемане

Първата стъпка е заснемане на всичко, което изисква Вашето внимание за деня. Всякакви идеи, които Ви идват в главата, всички обаждания, които трябва да направите, имейли, които трябва да изпратите или документи, които трябва да изготвите.

Запишете ги на хартия, в приложение за управление на проекти или ги запишете като гласова бележка на телефона си.

Колкото по-дълго оставяте възникналата идея или мисъл в главата си, толкова повече тя измества фокуса Ви.

Изясняване

Следващата стъпка е да изясните Вашите идеи или задачи чрез тези въпроси:

Реална задача / идея ли е това? Трябва ли да направите нещо по въпроса?

Ако отговорът е Да, тогава си задайте друг въпрос:

Ще Ви отнеме 2 минути или по-малко да я приключите?

Ако отново Да, тогава го направете! Това може да е нещо като изнасяне на боклука или отпечатване на отчет. Целта тук е да премахнете задачата от списъка си, за да не се налага да я изпълнявате по-късно- вече е свършена!

Ако отговорът е Не, добавете я в списък с действия. Това ще бъде Вашият основен списък с дългосрочни неща, които трябва да направите. Ще включва по-времеемки задачи като завършване на голям проект, изучаване на чужд език или боядисване на спалнята.

След това се запитайте какво трябва да се направи, за да завършите задачата / идеята?

Разберете стъпките, необходими за изпълнението. Напишете ги и планирайте всяка стъпка.

Боядисването на Вашата спалня изисква да излезете и да купите боя, да облечете стари дрехи и да подготвите стените. Сега, когато имате план, няма пречка да започнете.

Понякога, особено в работна обстановка, можете да се наложи да чакате някой да изпълни задача, която да Ви позволи да преминете към следващата стъпка. Поставете това, което трябва да направите в списък с „чакащи“, така че когато дойде моментът, ще бъдете готови.

Ако идеята не е приложима, може да:

1.Бъде изхвърлена. Ако не можете да направите нищо по въпроса, няма смисъл да я оставяте да заема ума ви.

или

2.Да се запази като ориентир. Това може да е нещо, което да Ви бъде полезно на по-късен етап, например важна статия, която би могла да помогне на Вас или на Вашия екип в работата.

Ако сте открили своя метод за изпълнение на задачите тук, Вижте останалите стъпки в следващата ни статия.

От професионално почистване до управление на задачите. С нас е по-лесно!