Две минути за изпълнение на задачите- част 2

Продължаваме с краткото ръководство за изпълнение на задачите (Getting Things Done) на Дейвид Алън.

Разгледахме първите два стълба на философията Getting Things Done Заснемане и Изясняване тук.

Петте стълба на GTD:

1.Заснемане.

2.Изясняване.

3.Организиране.

4.Обмисляне.

5.Обвързване.

ОРГАНИЗИРАНЕ

Организирайте изяснените идеи в: проект, време и контекст.

Дейвид Алън определя проект като нещо, за което са необходими повече от едно действие. Дайте име на Вашия проект и запишете действията, които трябва да се предприемат, за да постигнете целта си под формата на задачи.

Оставете приложението, което използвате, да Ви напомни кога е дошло време да поработите върху проекта. Не е нужно постоянно да се стресирате дали не сте пропуснали нещо важно.

Дейвид Алън предлага и групиране на действията по контекст. Например: групиране на всички, на които трябва да се обадите в списък. Това просто улеснява процеса на преминаване от задача към задача, което Ви позволява да видите какво сте завършили и какво остава да завършите.

Този метод ви помага да мислите винаги напред. Какво е следващото действие в списъка Ви, което трябва да изпълните?

Всички действия, които не могат да бъдат предприети в близко бъдеще, трябва да бъдат включени в списък „някой ден“. Това може да са идеи или задачи, които да искате да осъществите, но които не засягат настоящите Ви цели и фокус.

ОБМИСЛЯНЕ

Дейвид Алън счита, че ежеседмичният преглед е основен фактор за успех. Размишлявайте върху Вашите идеи и задачи всяка седмица, за да видите как напредват.

Тук можете да видите дали сте пропуснали стъпка или ако нещо се е появило след последния преглед, ще можете да коригирате приоритетите си.

Отделете време, за да прегледате списъка си – може би около час в петък или в понеделник. Вижте как е напреднал списъкът. Уверете се, че всичките Ви проекти имат записано следващо действие и ако нещо се нуждае от разделение на отделни задачи- направете го.

Всичко ли е на правилното място? Има ли нещо друго, което все още трябва да свършите?
Преценете дали се приближавате към целта си или просто реагирате на нещата пред вас.

АНГАЖИРАНЕ

Просто започнете с първото действие в списъка си. Всички задачи са организирани в списъци с приоритети и различни категории, така че знаете с какво да се справите първо. Ако се появят нови задачи или информация, ги изяснете и приложете критериите.

Подобно на етапа на обмисляне, описан по-горе, отделете време в началото на седмицата и прегледайте задачите си. Това фокусира вниманието върху нещата, които трябва да се свършат.

Организирайте ги по вид задачи и по приоритет, така че да не губите време, опитвайки се да разберете какво да направите след това. Когато приключите, можете лесно да видите с един поглед какво сте завършили и какво предстои.

Поддържането на метода възможно най-опростен е ключът, така че внимавайте, ако списъците Ви стават прекалено сложни.

От професионално почистване до управление на задачите. С нас е по-лесно!