90 ДНИ ДО УСПЕХА. СЪВЕТИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА БИЗНЕС СГРАДИ И СЪОРЪЖЕНИЯ.

Изискванията за ефективно управление на бизнес сгради и съоръжения са значителни.

От предоставянето на отлично качество на услугата до гарантирането, че всичко функционира в оптимално състояние.  На днешния пазар, колкото повече услуги можете да предоставите, толкова по-доволни ще бъдат Вашите клиенти.

Има някои основни области, които винаги изискват най-голямо внимание при поемането на ръководството на нова сграда. Способността да се идентифицират и управляват тези области от самото начало може да послужи като основа за устойчив успех.

По-долу са посочени петте неща, които трябва да се направят през първите 90 дни.

1. Разберете изискванията на договора

Започнете от голямата картина: собственост и договори за наем и ползване.

Независимо от размера на съоръжението, едно от първите неща, които трябва да направите, е да отделите време за запознаване с различните видове договори, които са сключени за помещенията, започвайки от споразумението за ниво на обслужване, а след това и за другите договори за услуги.

Обърнете голямо внимание на обхвата на услугите за всеки договор и отбележете всички санкции за неизпълнение или нарушения.

Ще трябва да научите какви са необходимите стандарти за предоставяне на услуги, посочените ключови показатели за ефективност и как ще се измерва производителността. Тези показатели са от решаващо значение за успеха на договора за управление на съоръжения, тъй като те идентифицират основните изисквания, които клиентът очаква от доставчика на услуги за управление на сгради и съоръжения.

Типичните включват време за реакция, наличност, престой на критични активи и т.н. Всичко това трябва да бъде ясно разбрано, преди да може да се осъществи каквото и да е ефективно планиране.

2. Оценка на състоянието на съоръжението

В рамките на първите няколко седмици в помещенията е важно да установите текущото състояние на физическата (ите) структура (и) и как функционират всички системи. Това е от особенно значение при правилното управление на бизнес сгради и съоръжения.

Провеждането на оценка на състоянието на съоръжението помага да се предоставят изчерпателни данни за полезния живот на всички активи. Той също така поставя основата за всички усилия за подобряване и планиране на поддръжката.

В идеалния случай оценката трябва да обхваща следното:

1.Потвърждение за съществуването на регистър на активите. Проверка на точността на този регистър.

2.Цялостна оценка на физическата структура (отбелязване на всякакви течове, пролуки, пукнатини, скъсвания, провиснали тавани, неравни подове и др.).

3.Състоянието на всички механични, водопроводни, безопасни и електрически системи (проверете за течове, ниско налягане на водата, запушвания, неравномерна температура, открити кабели и др.).

4.Всички рискове за безопасността в помещенията.

5.Външни екологични заплахи в непосредствена близост на съоръжението като ерозия или блокирани дъждовни канали.

3. Поемете отговорност за лидерството и стратегията

Компанията, чиито бизнес сграда и съоръжения управлявате има своя визията, ценности и цели. Сега Ваша отговорност е да прехвърлите тези ценности и цели на екипа за поддръжка на място, за да се постигне по-добра ангажираност и производителност на служителите.

Ако има негативно поведение сред персонала (напр. опасни или разточителни практики), ще трябва да се намесите решително.

Освен с персонала, ще трябва да работите и с трети страни като клиенти, доставчици и държавни служители.

4. Прилагане на програма за проактивно управление на поддръжката

Въз основа на информацията, събрана по време на извършената оценка, може да определите приоритетите на ремонта и поддръжката на всички активи под Ваша грижа.

В допълнение, проактивната програма за поддръжка ще Ви позволи да спестите пари в дългосрочен план в сравнение с изразходването на средства за реактивни и аварийни ремонти.

Спецификите на това коя стратегия за поддръжка да се използва ще се различават в зависимост от критичността на въпросното оборудване и наличните средства. Но като цяло възвръщаемостта на инвестициите от всяка стратегия за поддръжка се увеличава, когато тя се поддържа от компютъризирана система за управление на поддръжката.

Компютъризираната система за управление на поддръжката ще Ви помогне да ускорите:

1.Планирането и подготовката на превантивната поддръжка.

2.Създаването, възлагането и проследяването на работни поръчки от началото до края.

3.Изпълнението на заданието чрез управление на работния поток с активирано мобилно устройство.

4.Генериране на отчети за по-задълбочена представа за ефективността на поддръжката.

5. Дръжте здраво финансите

Успехът в управлението на бизнес сгради и съоръжения е тясно свързан със способността да контролирате разходите и да спазвате рамките на одобрения бюджет.

Въз основа на извършената оценка, актуализирания регистър на активите и плана за поддръжка, ще имате по-добро разбиране за финансовото състояние на съоръжението и достатъчно информация, за да започнете да идентифицирате слабите финансови пера и да коригирате неефективните разходи.

Следващата стъпка е да определите най-рентабилните решения за поддържане на съоръжението. Как да работи оптимално, като същевременно се намалят разходите.

Някои често срещани стратегии, които ще Ви помогнат да сведете до минимум разходите за поддръжка, без да се застрашава качеството, включват наблюдение на разходите за възложени външни услуги, контрол на разходите за поддръжка (например чрез инсталиране на енергоспестяващи системи) и подобряване на практиките за управление на запасите.

Въпреки че всяка сграда идва с уникални изисквания, мениджърите на бизнес сгради и съоръжения, които възприемат горепосочените съвети, ще се справят по-лесно в първите 90 дни на работа и ще положат основите на успеха.   

Ако тази статия Ви е харесала, посетете блога на Euroclear тук.